calendar

L’autre jour j’ai encore réalisé une chose évidente : une des raisons pour lesquelles la plupart des gens sont relativement allergiques au fait de « s’organiser » tient à leurs mauvaises expériences répétées avec le processus des listes de tâches.

La raison pour laquelle ces listes ne fonctionnent pas c’est parce qu’elles essaient d’intégrer des fonctions spécifiques très différentes et relativement sophistiquées en un seul endroit et contexte. Si vous essayez de trop simplifier une chose, ça la rendra encore plus complexe et difficile.

En effet, on a tous été dos au mur une fois ou l’autre avec toutes ces choses qui tournent dans notre tête, et on a vécu un soulagement passager en « réalisant une liste ». Mais nous vivons dans un monde très différent et polyvalent où il ne suffit pas d’appliquer ce genre sparadrap pour gérer nos encours.

Lorsque la plupart des gens s’assoient pour écrire une de ces listes, ils essaient en fait de combiner en une fois les 5 phases que nous avons définies pour maîtriser le flux des choses : collecter, traiter, organiser, revoir et faire. Ils tentent à la fois de capturer les choses en dehors de leur tête, de décider ce qu’elles signifient, de les arranger d’une façon logique et sensée, de faire immédiatement une évaluation de chacune d’elle en comparaison des autres, et de décider ce qu’ils ont besoin de faire « de plus important ». La récompense habituelle est un gain à court terme où on est soulagé car la confusion semble avoir disparu. Mais en même temps on reste avec un vague sentiment de vulnérabilité qui nous ronge par rapport à tout ce qu’on n’a pas capturé, traité, organisé, vu et correctement estimé.

Au cours de toutes ces années de recherche et de coaching, nous avons décourvert que la gestion progressive du flux de choses à faire se fait de manière optimale lorsqu’elle est découpée en activités séparées. On a besoin d’abord de collecter tout ce que nous avons à l’esprit, que ce soient des petites choses ou des grandes. Ensuite on a besoin d’évaluer chaque item particulier de cet inventaire : y a t-il une action concrète à effectuer ? Si c’est le cas, quel est le résultat attendu ? Quelle est l’action suivante ? On a ensuite besoin d’organiser tous les résultats de cette réflexion dans des catégories appropriées. À ce stade, on peut clairement revoir toutes nos options sur ce qu’il est possible de faire, et de faire les meilleurs choix, étant donnés tous les critères pour prendre ces décisions (temps, énergie, contexte, priorités, etc.)

Se gérer soit-même est simple, mais non simpliste. Tout devrait être rendu aussi simple que possible, mais pas plus simple. – Albert Einstein

David Allen (Traduction : Jean-Luc Koning)